Pembukuan kos sederhana: pemasukan, pengeluaran, deposit, dan hasil bersih yang benar

Pertanyaan 'kos ini untung berapa sih sebulan?' sering dijawab dengan menebak: 'ya sekitar 20 juta, dipotong listrik'. Jawaban yang benar membutuhkan lima angka, dan tiga di antaranya sering dihitung keliru. Panduan ini menjelaskan kelimanya tanpa istilah akuntansi.

Lima angka setiap bulan

1. Sewa bulan ini: total tagihan sewa untuk bulan itu, dibayar atau belum. Ini kapasitas kos Anda bulan ini.
2. Uang masuk: pembayaran yang benar-benar diterima bulan itu, dari tagihan bulan ini maupun tunggakan bulan lalu.
3. Tunggakan: tagihan yang sudah jatuh tempo tapi belum lunas, dari bulan ini dan sebelumnya. Angka ini yang harus Anda tagih.
4. Pengeluaran: semua biaya bulan itu: listrik, air, wifi, kebersihan, gaji penjaga, perbaikan, PBB (dibagi 12).
5. Hasil bersih: pendapatan sewa bulan ini dikurangi pengeluaran. Perhatikan: pendapatan, bukan uang masuk.

Perbedaan antara angka 1, 2, dan 5 adalah yang paling sering tertukar. Kalau penghuni membayar tunggakan September di bulan Oktober, uang masuk Oktober naik, tapi pendapatan Oktober tidak; uang itu milik September. Kalau Anda menghitung untung dari uang masuk, bulan dengan banyak tunggakan terlihat buruk dan bulan berikutnya terlihat bagus, padahal kosnya sama saja.

Deposit bukan pendapatan

Deposit adalah uang titipan. Saat masuk, catat sebagai deposit yang Anda pegang, bukan pemasukan. Saat penghuni keluar dan Anda memotong Rp300.000 untuk kerusakan, barulah Rp300.000 itu menjadi pendapatan (di bulan checkout), dan sisanya dikembalikan. Pemilik yang mencatat deposit sebagai pemasukan punya laporan yang terlalu bagus saat banyak penghuni masuk dan kaget saat banyak yang keluar.

Sewa di muka disebar, bukan ditumpuk

Penghuni yang membayar 6 bulan di muka memberi Anda uang masuk besar di satu bulan, tapi pendapatannya milik 6 bulan. Sebar: 1/6 per bulan. Dengan cara ini laporan bulanan tetap bisa dibandingkan, dan Anda tidak 'menghabiskan' uang yang sebenarnya masih kewajiban Anda untuk lima bulan ke depan.

Okupansi: angka yang menjelaskan angka lain

Okupansi adalah persentase kamar yang terisi. Kos 20 kamar dengan 17 terisi = 85%. Angka ini menjelaskan kenapa pendapatan turun (bukan karena harga, tapi karena tiga kamar kosong) dan menentukan keputusan harga: okupansi 100% selama setahun berarti harga Anda terlalu murah; okupansi di bawah 70% berarti ada masalah di harga, kondisi kamar, atau pemasaran.

Hitung juga lama kosong per kamar: kamar yang kosong 45 hari sebelum terisi lagi kehilangan 1,5 bulan sewa. Mengurangi lama kosong (dengan menanyakan 'lanjut atau tidak' 30 hari sebelumnya dan memasang iklan lebih awal) sering lebih menguntungkan daripada menaikkan harga.

Pengeluaran: catat saat terjadi, kelompokkan sederhana

Lima kategori cukup untuk kos: utilitas (listrik, air, wifi), operasional (kebersihan, keamanan, gaji), perbaikan, pajak dan iuran, dan lain-lain. Yang penting adalah mencatat pada hari biaya terjadi, dengan nominal dan untuk kos yang mana. Pengeluaran yang direkap dari ingatan di akhir bulan selalu lebih kecil dari kenyataan.

Biaya besar yang jarang (cat ulang 5 tahun sekali, ganti atap) sebaiknya disisihkan per bulan: perkirakan biayanya, bagi dengan jumlah bulan, dan masukkan sebagai 'cadangan perbaikan'. Dengan begitu hasil bersih bulanan Anda tidak menipu.

Contoh satu bulan

Kos 20 kamar, sewa Rp1.500.000, 17 kamar terisi di bulan Oktober. Dua penghuni belum bayar sampai akhir bulan, satu penghuni melunasi tunggakan September Rp1.500.000, dan satu penghuni baru menyetor deposit Rp1.500.000.

Perhatikan: uang masuk (Rp24 juta) lebih kecil dari hasil bersih ditambah pengeluaran, karena dua penghuni belum bayar; dan deposit Rp1.500.000 tidak muncul di mana pun selain catatan deposit. Kalau Anda menghitung dengan uang di rekening, hasilnya Rp25,5 juta masuk (termasuk deposit) dan Anda mengira kos ini menghasilkan lebih dari kenyataannya.

Membandingkan beberapa properti

Kalau Anda punya lebih dari satu kos, hitung kelima angka per properti, bukan hanya totalnya. Kos A dengan pendapatan 30 juta dan pengeluaran 18 juta lebih buruk dari kos B dengan pendapatan 15 juta dan pengeluaran 3 juta, padahal totalnya terlihat didominasi kos A. Angka per properti juga memberi tahu di mana tunggakan menumpuk dan di mana perbaikan terlalu sering.