Template Excel pencatatan kos gratis: penghuni, tagihan, pembayaran, dan pengeluaran

Kebanyakan Excel kos berbentuk satu tabel besar: baris per kamar, kolom per bulan, isi 'Lunas' atau 'Belum'. Tabel itu menjawab satu pertanyaan (siapa yang belum bayar bulan ini) tapi tidak bisa menjawab yang lain: berapa tunggakan si A sebenarnya, berapa pemasukan bersih kos ini, siapa yang pernah menunggak sebelumnya. Template ini memakai struktur yang bisa menjawab semuanya.

Unduh template Excel pencatatan kos (gratis, tanpa email, .xlsx, bisa dibuka di Excel, Google Sheets, dan WPS).

Isi template

Empat lembar untuk diisi dan satu lembar rekap yang menghitung sendiri:

• Penghuni: satu baris per penghuni (nama, HP, kamar, tanggal masuk, harga sewa, deposit, status). Penghuni yang sudah keluar tidak dihapus; statusnya diubah menjadi Keluar supaya riwayatnya tetap ada.
• Tagihan: satu baris per tagihan per bulan (kamar, penghuni, periode, jatuh tempo, jumlah, keterangan). Dibuat setiap awal bulan untuk semua penghuni aktif.
• Pembayaran: satu baris per uang masuk (tanggal, penghuni, jumlah, cara bayar, untuk tagihan periode apa). Pembayaran sebagian menjadi beberapa baris.
• Pengeluaran: satu baris per biaya (tanggal, kategori, jumlah, keterangan). Listrik, air, kebersihan, perbaikan, gaji penjaga.
• Rekap: per bulan, total tagihan, total pembayaran, sisa tunggakan, total pengeluaran, dan hasil bersih, dihitung dengan rumus dari lembar lain.

Cara mengisinya

1. Isi lembar Penghuni dengan semua penghuni aktif. Tanggal masuk dan harga sewa harus benar karena dipakai lembar lain.
2. Setiap awal bulan, tambahkan satu baris Tagihan untuk setiap penghuni aktif. Jangan mengubah tagihan bulan lalu; kalau salah, tambahkan baris koreksi.
3. Setiap ada uang masuk, tambahkan baris Pembayaran pada hari itu juga, sebutkan periode tagihan yang dibayar.
4. Catat pengeluaran saat terjadi, bukan di akhir bulan dari ingatan.
5. Di akhir bulan, lihat Rekap: sisa tunggakan adalah daftar yang harus ditagih; hasil bersih adalah angka yang sebenarnya Anda hasilkan.

Kalau penjaga atau keluarga perlu melihat isinya, unggah ke Google Sheets dan bagikan sebagai hanya lihat; yang mengisi tetap satu orang. Simpan salinan setiap akhir bulan dengan nama file berisi bulan dan tahun, supaya rekap bulan lalu tidak berubah diam-diam saat Anda mengoreksi sesuatu.

Tiga aturan supaya template tetap benar

• Jangan menghapus baris. Penghuni keluar, tagihan dibatalkan, pembayaran salah: ubah status atau tambahkan baris koreksi. Baris yang dihapus adalah riwayat yang hilang.
• Deposit bukan pembayaran sewa. Catat di kolom deposit lembar Penghuni, bukan di lembar Pembayaran, supaya Rekap tidak menganggapnya pendapatan.
• Satu orang yang mengisi. Kalau penjaga dan pemilik sama-sama mengisi dari HP masing-masing, file akan bercabang. Kalau butuh dua orang, itu tanda untuk pindah ke sistem bersama.

Rumus di lembar Rekap, kalau Anda ingin mengubahnya

Rekap memakai rumus biasa, bukan makro, supaya bisa dibuka di Google Sheets dan WPS dan mudah Anda sesuaikan:

• Total tagihan bulan ini = SUMIFS(Tagihan!Jumlah; Tagihan!Periode; bulan ini). Kalau Anda menambah kolom biaya tambahan, tambahkan ke jumlah tagihan, bukan ke pembayaran.
• Total pembayaran untuk periode ini = SUMIFS(Pembayaran!Jumlah; Pembayaran!Untuk periode; periode ini). Pembayaran dicocokkan ke periode tagihannya, bukan ke tanggal uang masuk, supaya tunggakan September yang dibayar di Oktober tetap melunasi September.
• Sisa tunggakan = total tagihan − total pembayaran untuk periode itu. Kalau angkanya negatif, ada pembayaran yang dicatat dua kali atau tagihan yang belum dibuat.
• Hasil bersih = total tagihan bulan ini − total pengeluaran bulan ini. Memakai tagihan (pendapatan), bukan pembayaran (uang masuk), supaya bulan dengan banyak tunggakan tidak terlihat merugi.

Pertanyaan yang sering muncul

Penghuni bayar 3 bulan sekaligus? Catat satu baris Pembayaran dengan keterangan tiga periode, dan tetap buat tiga baris Tagihan (satu per bulan) supaya Rekap per bulan tetap benar. Harga naik di tengah tahun? Ubah harga di lembar Penghuni mulai bulan berlaku; tagihan bulan lalu tidak berubah karena sudah berupa baris sendiri. Kamar kosong? Tidak ada baris Tagihan untuk bulan itu; lembar Rekap menghitung okupansi dari jumlah kamar terisi dibagi jumlah kamar. Dua kos? Salin file untuk kos kedua, atau tambahkan kolom Kos di setiap lembar dan filter; cara kedua lebih rapi tapi lebih rawan salah filter.

Batas template ini

Template ini cukup untuk satu kos sampai sekitar 20 kamar dengan satu orang yang mengisi. Di atas itu, atau dengan beberapa properti, beberapa hal mulai sulit: mengingat tanggal jatuh tempo yang berbeda-beda setiap bulan, mengirim pengingat satu per satu, menghitung denda telat, prorata bulan pertama, dan mencocokkan transfer dengan tagihan. Kalau Anda sudah di titik itu, baca cara memilih aplikasi kos.